De kunst van het begroten

De kunst van het begroten

Financieren en begroten. Niet het meest favoriete onderwerp van vele cultuurmakers. Heb je niks met cijfers? Hou even vol en lees door! In dit artikel zet onze adviseur Evelien 9 tips op een rij die het je iets makkelijker kunnen maken.

Evelien Nelemans

Ik ben een uitzondering op de regel dat ik me wel kan vermaken met lijstjes, mapjes, excelsheets en rekenpuzzels. Mijn collega’s bij Kunstloc kennen me nu wel, dus ik schaam me dan ook niet voor mijn nerdige gedrag. Toen ik nog bij Kunstbalie werkte gaf Marjolein Fischer de cursus Financieren en begroten voor het amateurveld. Ik vond het altijd gezellig om aanwezig te zijn als begeleider, dus ik heb minimaal 5 keer bij die cursusochtend gezeten. De tips die ik van Marjolein heb gekregen gebruik ik nu nog. Hieronder vind je een paar basisregels en ik heb ze aangevuld met mijn eigen tips. Doe er je voordeel mee!

1. Spreid je risico: zorg dat je verschillende inkomstenbronnen hebt. 4 pijlers moeten in balans zijn: inkomsten van de overheid, van private fondsen, van het bedrijfsleven en eigen inkomsten. Onder eigen inkomsten kun je dan denken aan giften, crowdfunding en betalende leden.

2. Zoek het dichtbij: je hebt dichtbij huis het meeste kans op subsidie of andere inkomsten. De meeste gemeenten hebben een subsidiepot voor cultuur. Natuurlijk kun je voor projecten met regionale of landelijke uitstraling of met een bijzondere signatuur subsidie aanvragen bij provinciale of landelijke fondsen! Bedrijven dichtbij zijn sneller bereid om te sponsoren. En vergeet je eigen familieleden niet om een bijdrage te vragen als je gaat crowdfunden.

3. Lees je in: bekijk voordat je subsidie gaat aanvragen of je project wel past bij de doelstellingen van de subsidient. Bel van tevoren om dat te checken. Dat kan je een hoop werk besparen!

Maar hoe maak je dan een goede begroting?

4. Wellicht een open deur; maar een begroting bestaat uit kosten en baten. Ik heb regelmatig begrotingen voor mijn neus gekregen met alleen kosten. Maar een subsidient wil graag lezen waar de rest van het geld vandaan komt. Een subsidient wil niet voor 100% verantwoordelijk zijn voor de financiering van een project.

5. Een begroting komt altijd op 0 uit. Zo is de begroting in balans en zijn er geen overschotten (een subsidie is er niet om winst te maken…) of tekorten (want hoe financier je dat?).

6. Maak je begroting overzichtelijk en inzichtelijk. Een ideale begroting past op 1 A4. Vergeet ook niet een toelichting te maken zodat inzichtelijk wordt hoe de verschillende bedragen zijn opgebouwd.

7. Werk je samen met partners? Het is sterk om een bijdrage van partners inzichtelijk te maken in de begroting. Dat hoeft niet altijd in harde euro’s te zijn. Dat kan ook bijvoorbeeld via inzet van uren die je kapitaliseert.

8. Alles kost geld: bedenk dus welke kosten je allemaal gaat maken. Crowdfunding levert bijvoorbeeld geld op, maar je zal waarschijnlijk geld moeten uitgeven aan de tegenprestaties die daarbij horen. Vergeet deze dus niet op de begroting te zetten.

9. Een begroting kan in de loop van het project wijzigen. Je kunt nu eenmaal niet alles van tevoren overzien. Zorg er wel voor dat je bij de financiële eindafrekening de opbouw en structuur van je oorspronkelijke begroting gebruikt. Zo voorkom je een zoekplaatje voor jezelf en voor de subsidient.

Er zijn nog heel veel meer tips te geven over financieren en begroten. Er zijn niet voor niets boeken vol over geschreven. Ik hoop dat je met deze 9 tips een stukje verder komt. Ik heb op LinkedIn veel goede reacties gehad van collega van Kunstloc en uit het veld. Doe er je voordeel mee!

Marijke Blom, adviseur fondsenwerving bij Quadrifolium had de volgende casus:

Een vraag waar veel aanvragers mee worstelen: als je begroting op 0 uit moet komen, dan heb je direct een tekort als er één aanvraag niet gehonoreerd wordt. En dat komt voor. Aan de andere kant kun je moeilijk een overschot begroten door bij meer fondsen een aanvraag in te dienen dan eigenlijk nodig is. Dat hoort niet.  Maar hoe los je het dan op? Een fonds ‘in reserve’ houden en aanschrijven als je een afwijzing krijgt in de eerste ronde? Zoveel tijd is er niet vaak. Ik ben heel benieuwd naar jullie ideeën over dit dilemma.

Luc Begas, adviseur cultureel ondernemerschap bij Kunstloc Brabant reageerde:

Een bekend probleem en een goede vraag. Hierbij wat opties. Je kunt beginnen met het zo realistisch mogelijk inrichten van je begroting. Dat klinkt logisch maar is niet altijd zo. Zorg dat de eigen inkomsten die je wilt binnenhalen (dus naast de fondsen) ook gehaald kunnen worden en dat je het hopelijk zo goed doet dat daar wat marge kan ontstaan. Zorg tevens dat je beschikt over wat eigen kapitaal of reserve die je additioneel kunt inzetten, mocht dat nodig zijn.  Daarnaast zul je hopelijk ook nog wat andere activiteiten doen die geld opleveren zodat je van daaruit zelf nog wat kunt financieren.  Zorg altijd dat je pas een aanvraag doet als je een fonds dat nee zegt ook daadwerkelijk kunt opvangen. Dat is altijd beter dan een aantal toezeggingen ontvangen en dan toch niet verder kunnen.  Vraag nooit last minute aan. Dan vallen er ook geen andere alternatieven meer in te zetten, zoals crowdfunding dat het project alsnog over de streep kan trekken. En laat je adviseren als je zo goed mogelijk voorbereid wilt zijn. 

Sam Branten, adviseur cultureel ondernemerschap en subsidiecoördinator bij Kunstloc ziet in haar werk veel begrotingen voorbij komen:

Vergeet ook niet een toelichting te maken zodat inzichtelijk wordt hoe de verschillende bedragen zijn opgebouwd.” > Bijvoorbeeld: Welke uurtarieven worden gehanteerd? Wat is de ureninzet per onderdeel? Wat is de status van andere fondsen in de dekking (in aanvraag of reeds gehonoreerd)? Zijn kosten gebaseerd op een offerte? Geef het aan! En nog een tip: Laat bij een subsidieaanvraag zien welke kostenposten je precies wil dekken met de subsidie. Zo maak je voor de subsidiënt inzichtelijk waar de subsidie voor zal worden ingezet. En zo kun je ook de urgentie van de subsidiebijdrage beter duidelijk maken.

Teun van Irsel, adviseur muziek en cultureel ondernemerschap bij Kunstloc voegt toe:

Nog een tip: De begroting volgt logisch uit het projectplan. Met andere woorden, de begroting is een afspiegeling van het plan. Zorg dat dit zichtbaar is. Het lijkt evident en toch zie ik heel vaak inwisselbare begrotingen bij aanvragen. Verwijs in de begroting dus naar specifieke onderdelen van je projectplan. Zorg daarnaast dat de intenties uit het plan terugkomen in de begroting. Als je bijvoorbeeld in het projectplan aangeeft dat je extra inzet wilt plegen op marketing dan is het niet logisch als je marketing uitgave gelijk blijven of dalen.

Geert Overdam, fondsenwerver in de culturele sector, heeft op Twitter met drie extra tips gereageerd:

  • Kijk vooral in je omgeving naar mensen die ervaring hebben en je kunnen ondersteunen bij het maken van begrotingen.
  • Houd in de gaten dat je – nadat bekend is met welke begroting je uiteindelijk gaat werken – als je financiering rond is, dat je die begroting ook dan naar je subsidienten stuurt met de vraag om na afloop van het project op deze laatste begroting af te rekenen.
  • Vraag aan subsidienten begrotingformats die je kunt invullen

Wil je meer weten van experts? Kom dan naar Kunstloc Connects.

Regelmatig staat het thema financiering op de agenda. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om de hoogte te blijven van onze bijeenkomsten.

Meer weten?

Evelien Nelemans – Wouters

Programmaleider Versterken Culturele Sector
013 464 82 77

mail

laatste berichten