“Als kunstenaar kun je je verbeelding en gevoel goed onder woorden brengen in een projectplan. Maar juist die switch naar de meer zakelijke en inzichtelijke kant van het verhaal, dat maakt het voor mij lastig. Daarom vind ik de projectscan zo fijn, daarmee krijg ik grip op mijn plan”, vertelt community art-kunstenaar Joke Smeulders (Vliegertapijt).

De projectscan is een online tool, ontwikkeld door CAL-XL, Cigarbox en Kunstbalie, die maximaal inzicht geeft in het proces en de effecten van buurtcultuurprojecten. Deelname aan deze scan is nu ook een voorwaarde bij de toekenning van het Buurtcultuurfonds Noord-Brabant van Prins Bernhard Cultuurfonds (PBCF) en provincie Noord-Brabant.

“Het Prins Bernhard Cultuurfonds zet de projectscan in om de komende vier jaar nog beter inzicht te krijgen in de procesgang en in de effecten van gehonoreerde buurtcultuur-projecten”, aldus Olga Raaymakers van het PBCF. “De scan zorgt voor ons voor meer data over de betrokken partners, de artistieke manier van werken, het bereik en de impact van de projecten. Daarmee willen we uiteindelijk een zo goed mogelijk maatschappelijk effect behalen.”

Structurele samenwerking met veel voordelen

Volgens Joosje Duindam, adviseur bij Kunstloc, levert de structurele samenwerking rondom de projectscan voor alle betrokkenen veel voordelen op: “Zo krijgt de provincie Noord-Brabant een beter beeld van de community art sector en de maatschappelijke impact ervan en kan ze daarmee het beleid aanscherpen”, aldus Joosje. “Het Prins Bernhard Cultuurfonds krijgt inzicht in de effecten van de projecten die zij honoreren en kan daarmee bewuster keuzes maken. Kunstbalie kan met de verworven informatie gerichter projecten ondersteunen en stakeholders adviseren”, vervolgt ze. “Tot slot helpt het de projecteigenaren, -medewerkers en -partners bij het bewaken van de kwaliteit van hun projecten en bij de verantwoording ervan. Dit alles draagt bij aan het professionaliseren en legitimeren van community art in Brabant."

Projectscan voor hulp bij verantwoording

Voor Joke Smeulders is de scan juist bij de verantwoording van belang: “Ik vind het bijzonder dat we voor ons project ‘Vliegertapijt’ in een probleemwijk in Helmond in de afgelopen drie jaar zoveel subsidie hebben gekregen. Dan wil ik ook verantwoorden en laten zien wat we hebben gedaan. We hebben veel geld gekregen, maar hebben we ook genoeg bereikt”, vertelt ze. “De projectscan heeft duidelijk gemaakt dat we veel meer hebben bereikt dan we hadden gehoopt. Het resultaat staat nu op papier en dat is voor mij als projectleider heel prettig.”

Ontwikkeling van het projectplan

De scan is in te zetten bij de ontwikkeling van je project en helpt je aanvraag aan te scherpen. Bij afronding helpt de projectscan om effecten en impact zichtbaar te maken, het project te evalueren en te verantwoorden aan de hand van een online vragenlijst. Met de vragenlijst check, benoem en waardeer je systematisch alle belangrijke onderdelen van een project, zowel kwalitatief als kwantitatief. De begeleiding tijdens het invullen van de scan die Joke kreeg vanuit Kunstbalie werkte voor haar heel goed. “Ik heb zelf voor de evaluatie heel veel opgeschreven over mijn project. Maar als kunstenaar wil je altijd teveel vertellen en daarbij kon Joosje van Kunstbalie mij goed helpen tijdens de scan”, aldus Joke.

Ook Manita Kieft, cultuuraanjager bij Muzerije in Den Bosch vindt de scan een nuttig instrument om haar project mee te evalueren: “ Ik heb de projectscan gebruikt voor de verantwoording van mijn project en daar heb ik veel aan gehad.” Maurice Spapens, modekunstenaar en design kleermaker zet de projectscan juist ook in bij de beginfase van zijn projectplan. “Ik gebruik het onder andere als tool voor het opbouwen, concretiseren en kaderen van mijn projectplan”, aldus Maurice.

“Voor elk nieuw community art-project dat ik ga uitvoeren, ga ik nu vooraf de projectscan invullen. Voordat ik mijn projectplan inlever bij een fonds voor subsidie, laat ik ‘m eerst scannen, want dat maakt mijn plan zoveel beter en concreter”, zegt Joke. “Het is echt een aanvulling voor mij.”

Kwaliteit

De methodiek van de projectscan is gebaseerd op jarenlang onderzoek en ervaring van CAL-XL en partners uit de praktijk en wetenschap. De techniek is ontwikkeld door Cigarbox, zij zijn verantwoordelijk voor diverse meetinstrumenten in de culturele sector (met name van subsidieverstrekkers). Daarnaast is een wetenschappelijke commissie betrokken om samen met de betrokken partners de methodiek continu te blijven toetsen en aanscherpen. Bij elke ingevulde scan wordt tot slot een kwaliteitscheck uitgevoerd.

Ook scannen?

Ben jij ook bezig met een subsidieaanvraag voor een community art-project? Of moet je nog een verantwoording schrijven? Neem contact met ons op over het gebruik van de projectscan.