De AVG in het onderwijs: tips voor in de praktijk

Wil je een foto maken en publiceren van een leerling van 16 jaar of ouder? Dan moet de leerling daarvoor zelf toestemming geven. Wil je een foto maken en publiceren van een leerling jonger dan 16 jaar? Dan heb je toestemming nodig van de ouders.

Toestemming

Deze toestemming moet aan 3 voorwaarden voldoen om geldig te zijn:

• De toestemming moet vrij en niet onder druk gegeven zijn. Dat betekent dat iemand niet benadeeld mag worden als diegene geen toestemming geeft. Let hierbij ook op machtsverhoudingen. 
• De toestemming moet ondubbelzinnig zijn. Het moet volstrekt helder zijn dat iemand toestemming heeft gegeven. Je mag er dus niet vanuit gaan dat iemand impliciet toestemming geeft.   
• Je hebt toestemming gevraagd voor een specifieke verwerking en een specifiek doel. Bijvoorbeeld het publiceren van foto’s van de crea-middagen via jouw social media-kanaal om verslag te doen van de activiteit. Je mag de foto’s dan vervolgens niet zomaar in je brochure gebruiken (daarvoor moet je opnieuw toestemming vragen). 

Lees meer op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer heb je geen expliciete toestemming nodig?

Foto’s voor intern gebruik zoals in een jaarverslag (dat niet gepubliceerd wordt) zijn geen probleem. Als je foto’s gaat maken in een klas voor dit doeleinde, stem dit dan uiteraard wel even met de school af.

Ook mag je een foto publiceren als kinderen niet herkenbaar te identificeren zijn. Het is echter de vraag wanneer een kind ‘niet herkenbaar’ is. Over het algemeen zal de achterkant van een hoofd als ‘niet herkenbaar’ worden bestempeld, maar goede bekenden van het kind zullen het toch kunnen herkennen. Een andere optie is om kinderen onherkenbaar te maken door de gezichten te vervagen. 

Let op: soms wordt aangehaald dat groepsfoto’s zijn toegestaan omdat het daarin niet eenvoudig is om iemand te identificeren. Door moderne herkenningssoftware is dat ondertussen helaas achterhaald. Iedereen met een gezicht in beeld (ook van afstand, of en profil) is tegenwoordig te identificeren!

In de praktijk: tips voor intermediairs en instellingen

Vaak hebben scholen al afspraken met ouders over het gebruik van beeldmateriaal, bijvoorbeeld via een app voor ouder-schoolcommunicatie. Dit betreft echter in de meeste gevallen géén gebruik van de beelden door derden. 

Wil je ieder risico uitsluiten dan zul je voor iedere aparte activiteit en voor ieder specifiek doel waarvoor je foto’s (mogelijk) wilt gebruiken een apart toestemmingsformulier moet laten invullen door ouders. Echter is dit in de praktijk haast onmogelijk. Bovendien is het – ondanks alle goede bedoelingen – ook voor ouders niet fijn om steeds weer opnieuw een formulier te moeten invullen. 

Om toch in de geest van de AVG-wetgeving te handelen, kun je de volgende zaken in overweging nemen: 

• De school is een belangrijke tussenpersoon in deze situatie omdat de school verantwoordelijk is voor kinderen onder schooltijd. Informeer daarom altijd eerst bij de school wat zij zelf al hebben afgesproken met ouders over beeldgebruik. Overleg met de school wat hun protocol is en bekijk vervolgens samen of/waar/hoe er nog aanvullende toestemming gevraagd moet worden. 
• In overleg met de school kun je ouders vragen een toestemmingsformulier in te vullen voor alle culturele activiteiten van jouw organisatie op de betreffende school. Geef duidelijk aan waar en met welk doel je de foto’s gaat gebruiken. Als je op deze manier toestemming gaat aanvragen voor de culturele activiteiten van jouw organisatie, dan zul je dit ook zelf moeten beheren in het kader van de verantwoordingsplicht.  
• In overleg met de school kun je tijdens een activiteit foto’s maken om vervolgens te kijken welke foto’s je zou willen gebruiken en voor welk doel. Voor publicatie van deze foto’s vraag je vervolgens gerichte (schriftelijke) toestemming aan de ouders van de kinderen die herkenbaar in beeld zijn.
• Let op bij het (her)gebruiken van foto’s die gedeeld worden door de school op bijvoorbeeld hun social media account. Ondanks dat deze foto’s gedeeld worden op internet, mag jij als ‘derde partij’ deze niet zomaar (opnieuw) gebruiken of verspreiden.  

Format toestemmingsformulier

Tot slot

De AVG-wetgeving is bedoeld om de privacy van burgers binnen de Europese Unie te beschermen door duidelijke regels te stellen voor het verwerken van persoonsgegevens. Desondanks blijkt er in de praktijk een flink grijs gebied te zijn in hoe deze regelgeving zijn uitwerking heeft. Handel in de geest van deze wet, stem goed af met de school en ga altijd bewust en respectvol om met het delen van beeldmateriaal.