Is jouw organisatie klaar voor de toekomst?
Het draaiend houden van een amateurkunstorganisatie vergt nogal wat van haar vrijwilligers. Uit een peiling in Brabant is gebleken dat er behoefte is aan meer vrijwilligers, leden, publiek, en geld. Een plan voor ledenwerving ontbreekt vaak, en lijntjes met organisaties als scholen of bibliotheken worden maar mondjesmaat gelegd. Bij veel organisaties is er behoefte aan duidelijkere beleidsvoering en een lange-termijnperspectief. Maar hoe zet je de eerste stappen om je organisatie toekomstklaar te maken?
Kunstloc Brabant en Pyrrhula Research hebben na onderzoek 10 randvoorwaarden bepaald voor een vitale amateurkunstorganisatie. Test met deze toekomstcheck de huidige veerkracht van je organisatie. Gebruik het als checklist en kijk met het onderstaande stappenplan hoe je je organisatie vitaler kunt maken!
Wat verstaan we onder een vitale sector?
Vitaliteit is het vermogen van de georganiseerde amateurkunst om te kunnen reageren op veranderende wensen en behoeften van beoefenaars. Het gaat dus om de veerkracht dan wel toekomstbestendigheid van amateurkunstorganisaties.
Wanneer voldoet de sector hieraan?
We kunnen hiervoor bouwen op de Toekomstverkenning kunstbeoefening uit 2010 van Andries van den Broek van het SCP en de hierin gebruikte vijf “i’s” van Paul Schnabel. Deze i’s: individualisering, informalisering, intensivering, internationalisering en informatisering, staan voor vijf ontwikkelingstrends waar de maatschappij mee te maken heeft. Deze trends vormen de nieuwe randvoorwaarden waaronder kunst wordt beoefend. Vitale amateurkunstorganisaties reageren hierop, spelen hierop in, onderkennen de nieuwe wensen en behoeften van beoefenaars als gevolg van deze trends. Vitale amateurkunstorganisaties zijn responsief. Na het uitgebreide onderzoek zijn er 10 randvoorwaarden opgesteld voor een veerkachtige organisatie met bijbehorende vitaliteitsindicatoren. Deze randvoorwaarden zijn ingedeeld op drie grootheden: inhoud, interne en externe organisatie. Hiermee krijgen amateurkunstorganisaties zelf, maar ook ondersteunende instellingen en overheden, zicht op hoe wordt omgegaan met de veranderende wensen, behoeften en ontwikkelingen.
Randvoorwaarden interne organisatie:
- Organisatiekracht: de organisatie is adequaat georganiseerd
- Financiering: er zijn voldoende middelen uit een mix van bronnen
- Faciliteiten: er zijn goede voorzieningen
- Continuïteit: er is zekerheid over de toekomst
Randvoorwaarden inhoud:
- Artistieke kwaliteitsontwikkeling: er is een kwalitatief goed artistiek aanbod
- Kennis: er is kennis over aanbod en publieksbereik
- Innovatie: er is de bereidheid om te veranderen, c.q. om in te spelen op veranderende wensen van de leden
Randvoorwaarden externe organisatie:
- Netwerkvorming en samenwerking: de organisatie werkt actief samen in een netwerk
- Zichtbaarheid: de organisatie wordt gezien en gewaardeerd
- Diversiteit: er is onder leden voldoende verscheidenheid en er worden diverse publieksgroepen bereikt
In 10 stappen naar een veerkrachtige organisatie
Stap 1 - Neem de tijd
Maak met je bestuur een pas op de plaats. Liever even stilstaan, dan doorrennen en op een dood punt uitkomen.
Stap 2 - Focusgroep
Maak een groep van ongeveer 6 tot 8 mensen die betrokken zijn bij je organisatie: bestuursleden, vrijwilligers, docenten maar ook leden. Hoe kritischer de mensen, hoe beter!
Stap 3 - Huiswerk
Als je een groep enthousiaste denkers hebt, begint iedereen met het huiswerk. Vul de lijst in met indicatoren voor een toekomstbestendige amateurkunstorganisatie. Zet in het hokje voor iedere indicator een rapportcijfer. Ben streng: hoe tevreden ben je? Waar kan het beter? Durf hele hoge en hele lage cijfers te geven. (Je kunt deze lijsten ook in gedrukte versie opvragen bij Kunstloc Brabant via Rita Reijnders)
Stap 4 - Rapport
Iemand van de groep verzamelt de geprinte lijsten met rapportcijfers en berekent de gemiddelde cijfers. Je hebt nu je rapport.
Stap 5 - Uitslag
Je plant een sessie met de hele groep om de uitkomsten te bespreken. Je begint met de cijfers hoger dan 8: dit zijn je successen! Daarna bespreek je de onvoldoendes. Bespreek ook de indicatoren waar het verschil tussen de hoogste en laagste score het grootst was (dus voordat je een gemiddelde had)
Stap 6 - Verdieping
Bekijk waar je een trend kunt ontdekken. Heb je bijvoorbeeld allemaal onvoldoendes staan bij financiering, zichtbaarheid en continuïteit? Ga met elkaar bespreken waar het aan zou kunnen liggen. Bekijk bijvoorbeeld of je de juiste kennis daarover in huis hebt en hoe je die kunt gaan vergaren. Op de website van Kunstloc Brabant is een aantal kennisdossiers te vinden met tips, goede voorbeelden, acties en tools! Klik bijvoorbeeld hier voor informatie over netwerken in Brabant, vrijwilligers of financiering.
Stap 7 - Verbindingen maken
Bekijk hierna of je je successen kunt gaan inzetten om je onvoldoendes aan te pakken. Welke slimme verbindingen zijn er te maken? Ben je bijvoorbeeld heel innovatief op artistiek gebied, maar financieel niet zo sterk? Bekijk of je een persoon kunt vinden die een dijk van een subsidieaanvraag schrijft. Innovatieve plannen worden vaak gewaardeerd door fondsen.
Stap 8 - Prioriteer
Als het goed is heb je nu een aantal aandachtspunten liggen. Wat heeft voor jullie prioriteit? Maak een lijst en begin met je top 3 aan prioriteiten. Verdeel de taken. De acties hoeven niet alleen bij het bestuur te liggen. Ook anderen binnen je organisatie kunnen vaak veel betekenen. Spreek een datum af voor een volgend overleg om de opbrengsten te bespreken.
Stap 9 - Checken
Check tussentijds of je op koers ligt. Worden de aandachtspunten echt aangepakt? Hoe loopt het? Waar is extra ondersteuning nodig? Stuur bij waar nodig.
Stap 10 - Evaluatie
Na een tijd vult iedereen wederom de toekomstcheck in. Zijn er verbeteringen te zien? Zo ja, gefeliciteerd! Vier je succes en als er nog aandachtspunten zijn; blijf eraan werken. Zo kom je steeds verder vooruit!
Doorontwikkeling Toekomstcheck
Op dit moment werken we aan de doorontwikkeling van de Toekomstcheck. Wat we willen? Een Toekomstcheck die werkt! De tool geeft straks inzicht en daardoor grip op de staat van de organisaties. Het wordt een tool die helpt bij visieontwikkeling en lange termijn denken, in plaats van alleen maar brandjes blussen. Even een pas op de plaats maken en samen nadenken over hoe je als amateurkunstorganisatie vitaal, gezond en veerkrachtig kan zijn en blijven.
Ontbreekt het bij jouw organisatie aan een van de randvoorwaarden?
En wil je advies hoe je jouw organisatie op dit vlak verder kunt ontwikkelen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag, kunnen je verwijzen naar financieringsmogelijkheden, of naar andere experts die je bij kunnen staan.
