Hoe schrijf je een plan dat iedereen kan volgen, waar de artistieke kwaliteit tastbaar in wordt, en waar je aansluit bij doelen van jezelf, overheden, samenwerkingspartners en de financier? Daar willen wij met dit boekje een handje bij helpen. We nemen je mee in het proces waar de focus ligt op het schrijven van een goede tekst.
Schrijven is doordenken
Een projectplan is niet alleen handig om subsidie mee aan te vragen, maar ook voor jezelf. Je doordenkt en beschrijft wie je bent en wat je gaat doen. Het dwingt je jouw idee te concretiseren en scherpe, realistische doelstellingen te formuleren. Het is een basisdocument dat je kunt gebruiken om anderen te overtuigen en om financiering te vinden. Bovendien biedt het houvast om je project later te kunnen evalueren.
Vanuit Kunstloc Brabant adviseren we o.a. culturele organisaties, verenigingen en makers over het schrijven van projectplannen. Voor dit artikel verzamelden we tips en tricks op basis van ervaringen van de afgelopen jaren. Dit kan je helpen bij het schrijven van een aanvraag, maar het is geen blauwdruk. Het schrijven van een goed plan is een dynamisch proces, géén standaardinvuloefening.
Voordat je begint met schrijven
Start ruim op tijd met het schrijven van een projectplan en het daaraan gekoppelde fondsenwervingstraject. In de kleine lettertjes van fondsen en subsidieregelingen lees je vrijwel altijd dat je een aanvraag in moet dienen voordat het project daadwerkelijk start. Vaak is dat minimaal 3 à 4 maanden vooraf. Check voordat je een aanvraag schrijft bij de subsidieverstrekker of je plan wel past bij de doelen van de regeling waarop je aan wilt vragen. Zo ja: ga na of er specifieke eisen zijn. Denk aan een maximum van het aantal pagina’s of een meerjarenbegroting.
Als het schrijven je overweldigt, weet dan dat er ervaren fondsenwervers zijn die kunnen ondersteunen. Soms vind je ze al in je eigen netwerk, en anders denken wij graag mee over wie je zou kunnen benaderen.
Voordat je een woord op papier zet, is het belangrijk om helder te hebben wat je wilt vertellen en voor wie je schrijft. Je projectplan moet de lezer overtuigen van de urgentie van je idee. Begin daarom niet direct met wat je gaat doen, maar met waarom je dit project wilt realiseren. De theorie van Simon Sinek, “Start with Why”, kan daarbij een waardevolle leidraad zijn.
Een duidelijke structuur helpt de lezer om snel grip te krijgen op je verhaal. Je plan hoeft niet dik te zijn, wel inzichtelijk. Veel projectbeoordelaars lezen meerdere plannen achter elkaar; een overzichtelijke opbouw werkt dan in jouw voordeel. Ook kun je ervoor kiezen een basisdocument te maken dat je per financier op enkele punten aanpast.
Onderdelen van een goed plan
- Aanleiding > Waarom gaan we dit doen en wat is de context?
- Artistieke visie en positionering > Vat kort en krachtig samen wat het kunstproject bijzonder maakt.
- Algemene projectbeschrijving > Omschrijf kort en bondig wat je gaat doen.
- Doelen & doelgroepen > Voor wie doe je het? Hoeveel bereik verwacht je?
- Resultaten > Wat is de beoogde impact/effect? Maak dit aannemelijk.
- Plan van aanpak met concrete acties > Wat ga je concreet doen om je doel te bereiken?
- Samenwerkingspartners > Met wie werk je samen? Wat is de rolverdeling? Wie denkt er mee over de inhoud? (Een financier is dus geen partner.)
- Communicatie > Hoe bereik je de doelgroep, partners, media etc.? Welke middelen zet je daarvoor in?
- Tijdsfasering / planning > Uit welke stappen bestaat je project? Hoeveel tijd is daarvoor nodig?
- Projectorganisatie > Hoe is je team opgebouwd? Wat is de organisatie- of bestuursvorm?
- Begroting / financiering > Wat kost het en hoe ga je dat financieren? Bekijk onze tips en fomats voor het opstellen van een begroting.
Tips over de inhoud
Zorg dat je doelstellingen en de stappen die je zet nauwkeurig op elkaar aansluiten. Maak duidelijk hoe je tot je keuzes bent gekomen en waarom jouw aanpak haalbaar is. Het helpt om verwachtingen te onderbouwen met voorbeelden of ervaringen uit het verleden. Formuleer je doelen bij voorkeur SMART, zodat helder is wat je wilt bereiken en hoe dat meetbaar wordt.
Beschrijf je doelgroepen zo concreet mogelijk. Laat zien waarom je je op deze groepen richt, welke resultaten je nastreeft en hoe je denkt hen te bereiken en te activeren. Zorg er daarnaast voor dat je begroting aansluit op je ambities. Als je bijvoorbeeld nieuw publiek wilt aantrekken, moet dat zichtbaar zijn in de middelen die je reserveert voor publiekswerving.
Ook je organisatievorm verdient aandacht. Wie is waarvoor verantwoordelijk, en welke structuur ondersteunt het project? Een verwijzing naar instrumenten zoals de Governance Code Cultuur kan laten zien dat je professioneel handelt. Omdat artistieke ideeën soms lastig in woorden te vatten zijn, kunnen voorbeelden of eerdere projecten helpen om de sfeer en richting van je werk duidelijker te maken.
Verwoord hoe jouw doelen aansluiten bij de doelen van anderen. In een aanvraag leest een financier graag hoe jij bijdraagt aan hun doelen. Bekijk dus goed wat het doel is van een subsidiënt of fonds en hoe jij daaraan kan bijdragen.
Tijdens het schrijven
Maak je punt. Begin je verhaal met een korte pitch. Maak in drie zinnen helder wie je bent, waarom je iets wilt, wat je wilt gaan doen en hoe je dat wilt bereiken. Dan hoeft de lezer niet eerst door een lange inleiding te ploegen voordat het duidelijk wordt waar het verhaal heen gaat. Als je moeite hebt om dit scherp te formuleren, kan een gesprekspartner die jou interviewt je helpen om tot de essentie te komen.
Wees alert op algemeenheden. Om je plan eigen en overtuigend te maken, is het belangrijk dat je beschrijft wat jou onderscheidt. Reflecteer op je positie in het veld, de samenwerkingen die je aangaat en de trends of ontwikkelingen waartoe jouw project zich verhoudt. Gebruik je eigen toon, en vermijd droge beleidstaal die je verhaal afstandelijk maakt.
Tips over de stijl
Voor wie schrijf je? Wie zijn de lezers? Wat weten ze al? Stem je taalgebruik af op de mensen die je plan lezen. Niet iedereen is bekend met jouw vakgebied, dus helder en toegankelijk schrijven werkt in je voordeel. Kies voor actieve formuleringen en een enthousiaste toon. Tussenkopjes en witregels maken je tekst overzichtelijk en ondersteunen de lezer in het volgen van je verhaal.
Na het schrijven
Gebruik beeldmateriaal van eerdere projecten. Lezers maken plaatjes in hun hoofd als ze aan het lezen zijn. Help ze een handje door dat plaatje alvast met jouw sfeer in te vullen. Ook kan je je plan verrijken door bijvoorbeeld met links te verwijzen naar interessant videomateriaal op je website.
Laat je plan bovendien altijd door anderen lezen. Iemand die het project nog niet kent, kan vaak snel zien waar je toelichting mist. Veel fondsen bieden de mogelijkheid om een conceptplan voor te leggen. Maak gebruik van die feedback. En kun je uiteindelijk in één zin zeggen waar je project over gaat, dan heb je een helder en doordacht plan in handen.
Kun je je plan nu ook in één zin vertellen? Dan zit je plan goed in elkaar!
Meer weten over het schrijven van een krachtig projectplan?
Voor advies bij het schrijven van een plan kun je bij diverse adviseurs met verschillende expertises terecht. Kijk daarvoor op de wie is wie pagina.
